Geschäftsführerhaftung für Steuern: wann das Finanzamt persönlich zugreift

Die GmbH haftet mit ihrem Vermögen – das ist der Sinn der Rechtsform. Für Steuern gilt das nur eingeschränkt: Bleiben Umsatz- oder Lohnsteuer unbezahlt, kann das Finanzamt den Geschäftsführer persönlich in Anspruch nehmen – mit seinem Privatvermögen, ohne Haftungsbeschränkung und ohne Insolvenzverfahren abzuwarten.

Die Pflicht: für Zahlung sorgen

§ 34 Abs. 1 AO legt die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft dem gesetzlichen Vertreter auf. Entscheidend ist der zweite Satz: Sie haben „insbesondere dafür zu sorgen, dass die Steuern aus den Mitteln entrichtet werden, die sie verwalten“. Und der dritte: Die Finanzbehörde kann sich an jeden von ihnen wenden – bei mehreren Geschäftsführern also an den, der am besten zahlen kann.

Eine interne Geschäftsverteilung entlastet nur eingeschränkt: Sie muss schriftlich, klar und tatsächlich gelebt sein, und in der Krise trifft jeden Geschäftsführer eine Überwachungspflicht.

Die Haftung: Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit

§ 69 AO knüpft daran an. Die in §§ 34 und 35 AO bezeichneten Personen haften, soweit Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung ihrer Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden. Und dann der Satz, der die Summe treibt: „Die Haftung umfasst auch die infolge der Pflichtverletzung zu zahlenden Säumniszuschläge.“

Grob fahrlässig handelt, wer die im Verkehr erforderliche Sorgfalt in besonders schwerem Maß verletzt. Typische Fälle:

• Voranmeldungen werden nicht oder zu spät abgegeben.
• Vorhandene Mittel werden für Löhne, Lieferanten oder die eigene Vergütung verwendet, während das Finanzamt leer ausgeht.
• Die Buchhaltung wird „dem Steuerberater überlassen“, ohne zu prüfen, ob gemeldet und gezahlt wurde.
• Lastschriftmandate werden widerrufen, um Liquidität zu halten.

Umgekehrt gilt: Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs handelt ein Geschäftsführer nicht pflichtwidrig, wenn er fällige Steuern mangels Mittel nicht zahlt und er zuvor seine Mittelvorsorgepflicht nicht verletzt hat (BFH, Beschluss vom 11.11.2015, VII B 57/15). Wer also schon bei Entstehung der Steuer wusste, dass sie fällig wird, hätte Mittel zurückhalten müssen – dieser Punkt entscheidet die meisten Verfahren.

Der Grundsatz der anteiligen Tilgung

Bei knappen Mitteln darf der Geschäftsführer keinen Gläubiger einseitig bevorzugen, sondern muss alle möglichst gleichmäßig befriedigen. Hat er das Finanzamt schlechter behandelt als die übrigen Gläubiger, haftet er nur in Höhe der Differenz: Zur Quote werden die Gesamtverbindlichkeiten den tatsächlichen Zahlungen gegenübergestellt. Der Bundesfinanzhof wendet diesen Grundsatz ausdrücklich bei der Haftung für Umsatzsteuer an und stellt dabei auf die Situation des jeweiligen Steuerschuldners ab.

Bei der Lohnsteuer ist das anders. Sie ist eine Abzugsteuer: Der Arbeitgeber behält sie für den Arbeitnehmer ein und führt sie für ihn ab – sie war wirtschaftlich nie sein Geld. Daran knüpft auch § 219 Satz 2 AO an: Die sonst geltende Einschränkung, dass ein Haftungsschuldner erst nach erfolgloser Vollstreckung beim Steuerschuldner in Anspruch genommen werden darf, gilt nicht, wenn er gesetzlich verpflichtet war, Steuern einzubehalten und abzuführen. Wer Netto-Löhne auszahlt, aber die Lohnsteuer nicht abführt, kann sich deshalb nicht auf eine Tilgungsquote berufen.

Position	Betrag
Offene Umsatzsteuer der GmbH	48.000,00 Euro
Tilgungsquote gegenüber den übrigen Gläubigern	60,00 Prozent
Haftung für Umsatzsteuer	28.800,00 Euro
Offene Lohnsteuer	22.000,00 Euro
Haftung für Lohnsteuer	22.000,00 Euro
Haftungsbetrag	50.800,00 Euro
Säumniszuschläge 1,00 Prozent je angefangenem Monat, sechs Monate	3.048,00 Euro
Gesamtforderung gegen den Geschäftsführer	53.848,00 Euro

Die Säumniszuschläge von 1 Prozent monatlich (§ 240 Abs. 1 AO) entsprechen 12 Prozent im Jahr und sind von der Haftung mitumfasst. Was eine Verzögerung kostet, lässt sich im Zinsrechner nachrechnen – sie ist teurer als nahezu jede Zwischenfinanzierung.

Haftungsbescheid: Form und Reihenfolge

• Form: Die Inanspruchnahme erfolgt durch Haftungsbescheid, der schriftlich oder elektronisch zu erteilen ist (§ 191 Abs. 1 AO). Er ist eine Ermessensentscheidung und muss begründet sein – auch dazu, warum gerade Sie und nicht ein anderer Geschäftsführer.
• Reihenfolge: Grundsätzlich darf das Finanzamt erst zugreifen, wenn die Vollstreckung in das bewegliche Vermögen der Gesellschaft erfolglos war oder aussichtslos erscheint (§ 219 Satz 1 AO). Bei Abzugsteuern und bei Steuerhinterziehung gilt das nicht.
• Rechtsmittel: Gegen den Haftungsbescheid ist der Einspruch innerhalb eines Monats gegeben. Er hemmt die Vollziehung nicht – dafür ist zusätzlich die Aussetzung der Vollziehung zu beantragen.

Was Geschäftsführer konkret tun sollten

• Steuern zuerst, oder wenigstens quotengleich. Wenn das Geld nicht für alle reicht, zahlen Sie an das Finanzamt denselben Anteil wie an die übrigen Gläubiger – und dokumentieren Sie das.
• Lohnsteuer nie „stehen lassen“. Reicht die Liquidität nicht für Brutto-Löhne, zahlen Sie gekürzte Löhne und führen die darauf entfallende Lohnsteuer voll ab, statt volle Netto-Löhne ohne Steuer auszuzahlen.
• Mittel vorhalten. Legen Sie die Umsatzsteuer der laufenden Periode beiseite. Sie ist durchlaufendes Geld, kein Umsatz – dazu Liquiditätsplanung.
• Fristverlängerung und Stundung nutzen, bevor etwas fällig wird: Dauerfristverlängerung und, wenn es knapp wird, Stundung beim Finanzamt. 0,5 Prozent Stundungszinsen im Monat sind halb so teuer wie der Säumniszuschlag – und eine gewährte Stundung ist keine Pflichtverletzung.
• Zahlungen belegen. Führen Sie eine Liste aller Gläubiger, Verbindlichkeiten und Zahlungen je Monat. Die Tilgungsquote muss Sie darlegen können; ohne Zahlen schätzt das Finanzamt.
• Beim Ausscheiden abgrenzen. Die Haftung endet nicht mit der Niederlegung, sondern mit dem Zeitpunkt, bis zu dem Sie verantwortlich waren. Lassen Sie den Stand der Steuerkonten zum Austrittstag festhalten.
• Krise ernst nehmen. Die steuerliche Haftung läuft parallel zur Insolvenzantragspflicht – und beide Fristen sind kurz.

Ein letzter Punkt, der oft untergeht: Eine D&O-Versicherung deckt Steuerhaftung häufig nicht oder nur eingeschränkt. Prüfen Sie Ihre Police auf Ausschlüsse für Steuern und öffentliche Abgaben, bevor Sie sich darauf verlassen.

Personenunternehmen haben dafür einen eigenen Tarif: die Thesaurierungsbegünstigung nach § 34a EStG.

Bei der Umsatzsteuer entscheidet die Methode über den Fälligkeitszeitpunkt – siehe Istversteuerung.