Kleinunternehmerregelung: Zwei Grenzen, eine Entscheidung

Die Kleinunternehmerregelung ist seit 2025 eine andere Vorschrift als zuvor: Aus „die Steuer wird nicht erhoben“ ist eine echte Steuerbefreiung geworden, die Grenzen sind neu, und es gibt erstmals eine EU-weite Variante. Wer mit alten Zahlen rechnet, liegt falsch.

Die beiden Grenzen

§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG: Ein Umsatz ist steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz

• im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und
• im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Der Unterschied in der Formulierung ist wichtig: Die 25.000 Euro sind eine Rückschau, die 100.000 Euro eine Gegenwartsgrenze. Sobald Sie sie im laufenden Jahr überschreiten, endet die Befreiung – und zwar ab dem Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird. Eine Rückwirkung auf das gesamte Jahr gibt es nicht, eine Schonfrist bis zum Jahresende aber auch nicht.

Was zählt zum Gesamtumsatz? Nach § 19 Abs. 2 UStG die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Ausdrücklich außer Ansatz bleiben Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens – der Verkauf des alten Firmenwagens treibt Sie also nicht über die Grenze.

Was die Befreiung praktisch bedeutet

Punkt	Folge
Rechnung	keine Umsatzsteuer, Pflichtangaben nach § 34a UStDV
Vorsteuerabzug	ausgeschlossen – steuerfreie Umsätze sperren ihn nach § 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG
Voranmeldungen und Jahreserklärung	§ 18 Abs. 1 bis 4 UStG findet keine Anwendung (§ 19 Abs. 1 S. 2 UStG)
Innergemeinschaftliche Lieferungen	Steuerbefreiung und § 9-Verzicht gelten nicht
Neue Fahrzeuge ins EU-Ausland	Ausnahme – hier gilt die Regelung nicht (§ 19 Abs. 6 UStG)

Der Wegfall der Voranmeldungen und der Jahreserklärung ist die größte Entlastung der Neuregelung – vorher musste auch ein Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Vorsicht beim Steuerausweis: Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer gesondert in einer Rechnung ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 2 Satz 1 UStG – ohne jeden Vorsteuerabzug dagegen. Eine Berichtigung ist möglich, aber umständlich.

Rechenbeispiel

Eine Dienstleisterin stellt 1.000 Euro in Rechnung.

• Als Kleinunternehmerin: 1.000,00 € – das ist, was der Kunde zahlt und was bei ihr ankommt.
• Mit Regelbesteuerung: 1.000,00 € netto plus 190,00 € Umsatzsteuer = 1.190,00 €.

Bei Privatkunden ist sie damit 190 Euro günstiger oder verdient bei gleichem Endpreis 190 Euro mehr. Bei geschäftlichen Kunden verpufft der Vorteil, weil diese die Vorsteuer ohnehin ziehen – dort zählt nur der Nettopreis.

Der Verzicht – und seine fünf Jahre

§ 19 Abs. 3 UStG erlaubt den Verzicht auf die Befreiung. Die Eckdaten:

• Erklärung gegenüber dem Finanzamt bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres – für 2026 also bis Ende Februar 2028.
• Die Erklärung ist unwiderruflich und wirkt ab Beginn des Besteuerungszeitraums, für den sie gelten soll.
• Sie bindet mindestens fünf Kalenderjahre.
• Danach ist der Widerruf mit Wirkung vom Beginn eines darauffolgenden Kalenderjahres möglich.

Der Verzicht lohnt vor allem bei hohen Vorleistungen und bei geschäftlichen Kunden: Wer eine Werkstatt einrichtet oder Waren einkauft, holt sich über die Vorsteuer sofort Geld zurück. Rechnen Sie das für fünf Jahre durch, nicht für eins – die Bindung lässt sich nicht abkürzen.

Neu: die EU-Kleinunternehmerregelung

§ 19 Abs. 4 UStG öffnet die Regelung für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer, wenn

• der unionsweit ermittelte Jahresumsatz im Vorjahr 100.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr nicht überschreitet, und
• ihnen der Ansässigkeitsstaat eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer erteilt hat.

Spiegelbildlich können deutsche Kleinunternehmer die Befreiung in anderen Mitgliedstaaten nutzen. Praktisch heißt das: Wer kleine Umsätze im EU-Ausland macht, muss sich dort nicht mehr registrieren – braucht aber die eigene Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und meldet die Umsätze quartalsweise.

Wann sich die Regelung lohnt – und wann nicht

• Dafür: überwiegend Privatkunden, geringe Vorleistungen, nebenberufliche Tätigkeit, Gründungsphase ohne große Investitionen. Dazu der Wegfall von Voranmeldungen und Jahreserklärung.
• Dagegen: hohe Anfangsinvestitionen, überwiegend geschäftliche Kunden, geplantes schnelles Wachstum über 25.000 Euro hinaus. Der Wechsel mitten im Jahr ist organisatorisch unangenehm.
• Immer prüfen: Was passiert beim Überschreiten? Kalkulieren Sie Preise so, dass Sie die Umsatzsteuer notfalls aufschlagen können, ohne Kunden zu verlieren. Nachträglich lässt sich die Steuer aus einem vereinbarten Bruttopreis nur herausrechnen – sie geht dann von Ihrer Marge ab.

Wer die Grenze reißt, sollte zugleich die Liquiditätswirkung einplanen: Ab dann fließt die vereinnahmte Umsatzsteuer nur durch, muss aber termingerecht abgeführt werden. Entlastung bringt dann die Istversteuerung, Luft bei den Terminen die Dauerfristverlängerung – beides gehört in die Liquiditätsplanung.

Für die Gründungsfinanzierung ist die Entscheidung ebenfalls relevant: Ohne Vorsteuerabzug verteuern sich Investitionen um 19 Prozent – das gehört in den Businessplan und in die Kalkulation eines Gründerkredits.

Kurz zusammengefasst

• Steuerfrei bei höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.
• Beim Überschreiten der 100.000 Euro endet die Befreiung sofort – ab dem betreffenden Umsatz.
• Umsätze mit Anlagevermögen bleiben beim Gesamtumsatz außer Ansatz.
• Kein Vorsteuerabzug, dafür keine Voranmeldungen und keine Jahreserklärung.
• Unberechtigt ausgewiesene Steuer wird nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldet.
• Verzicht bis Ende Februar des zweiten Folgejahres, unwiderruflich, fünf Jahre Bindung.
• Neu: EU-weite Variante mit 100.000-Euro-Grenze und Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.