Kontoauszüge aufbewahren: Diese Fristen gelten wirklich

Kontoauszüge sind der einzige lückenlose Nachweis darüber, wer wann was bezahlt hat. Wie lange Sie sie behalten müssen, hängt davon ab, ob Sie Privatperson, Vermieter oder Unternehmer sind – und die Fristen haben sich zuletzt geändert.

Privatpersonen: keine Pflicht, aber ein handfester Grund

Für rein private Konten gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Maßgeblich ist stattdessen die Verjährung: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat (§ 199 Abs. 1 BGB).

Praktisch bedeutet das: Eine Rechnung aus dem Februar 2026 verjährt erst am 31. Dezember 2029. Wer den Zahlungsnachweis vorher wegwirft, steht bei einer späten Mahnung ohne Beleg da. Vier volle Kalenderjahre sind deshalb das sinnvolle Minimum für private Auszüge.

Deutlich länger gilt es für Belege zu titulierten Forderungen: Rechtskräftig festgestellte Ansprüche und Ansprüche aus vollstreckbaren Vergleichen oder Urkunden verjähren erst in 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 3 und 4 BGB). Wer einmal einen Vollstreckungsbescheid gegen sich hatte, sollte den Zahlungsnachweis dauerhaft aufheben.

Unternehmer: 10, 8 und 6 Jahre

Für Geschäftskonten gelten § 147 AO und § 257 HGB. Die Fristen wurden zuletzt verkürzt – viele Checklisten im Netz nennen noch die alten zehn Jahre für Buchungsbelege:

Unterlage	Frist	Fundstelle
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lageberichte	10 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB
Buchungsbelege – dazu zählen Kontoauszüge	8 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB
Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB
Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG

Die Frist beginnt in allen Fällen erst mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Auszug vom März 2026 ist damit bis Ende 2034 aufzubewahren. Und sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist – etwa während einer laufenden Betriebsprüfung (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Zum Konto selbst siehe Geschäftskonto.

Eine Sonderregel betrifft Bauleistungen an Privatpersonen: Wer als Privatkunde eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erhält, muss Rechnung, Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Der Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit.

Was die Bank für alte Auszüge verlangen darf

Die laufende Unterrichtung über Zahlungsvorgänge ist Teil der gesetzlichen Pflichten Ihrer Bank. Für die Erfüllung solcher Nebenpflichten hat sie nach § 675f Abs. 5 Satz 2 BGB nur dann einen Entgeltanspruch, wenn dies gesetzlich zugelassen und vereinbart ist – und das Entgelt muss angemessen und an den tatsächlichen Kosten ausgerichtet sein.

Das ist der Maßstab für Pauschalen im Preisverzeichnis. Verlangt eine Bank für den Nachdruck eines einzelnen Auszugs einen zweistelligen Betrag, lohnt der Hinweis auf diese Vorschrift und die Frage nach der Kostenkalkulation. Tipp: Laden Sie Auszüge im Online-Banking regelmäßig als PDF herunter. Viele Institute halten sie dort nur begrenzte Zeit vor – danach wird jeder Nachdruck kostenpflichtig.

So archivieren Sie richtig

1. Monatlich herunterladen. Ein fester Termin pro Monat genügt; das Postfach der Bank ist kein Archiv.
2. Nach Jahr und Konto ablegen. Ein Ordner je Kalenderjahr, darin je Konto eine Datei pro Monat.
3. Zwei Kopien. Eine lokal, eine in einem zweiten Speicher – der Beweiswert einer verlorenen Datei ist null.
4. Unternehmer: unveränderbar speichern. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen, dass die Daten während der gesamten Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO).
5. Große Zahlungen gesondert sichern. Anzahlungen beim Hauskauf, Ablösezahlungen, Sondertilgungen – diese Belege gehören dauerhaft in eine eigene Ablage.

Beim Kontowechsel gilt besondere Vorsicht: Mit der Schließung des alten Kontos endet in der Regel auch der Zugang zum Online-Postfach. Laden Sie alle Auszüge vor der Kündigung herunter. Dasselbe gilt im Erbfall – siehe Konto im Todesfall.