Geschäftskonto: Pflicht, Kosten und Auswahl

Wer braucht ein Geschäftskonto?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zum Geschäftskonto gibt es in Deutschland nicht. Ob Sie eines brauchen, hängt an der Rechtsform – und in der Praxis oft an den Geschäftsbedingungen Ihrer Bank.

Rechtsform	Eigenes Geschäftskonto	Warum
GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG	praktisch zwingend	Das Stammkapital muss vor der Handelsregisteranmeldung eingezahlt sein und den Geschäftsführern zur freien Verfügung stehen (§ 7 Abs. 2 GmbHG). Die Gesellschaft ist zudem eine eigene juristische Person mit eigenem Vermögen.
OHG, KG	praktisch zwingend	Handelsgesellschaft mit eigenem Gesellschaftsvermögen und Buchführungspflicht nach § 238 HGB.
GbR	dringend empfohlen	Keine Pflicht, aber das Vermögen der Gesellschaft ist von dem der Gesellschafter zu trennen.
Einzelunternehmen, Freiberufler	freiwillig	Rechtlich sind Sie und Ihr Betrieb dieselbe Person. Ein Privatkonto ist erlaubt – sofern die Bank es zulässt.

Der Haken beim Privatkonto

Der häufigste Irrtum: „Keine Pflicht“ heißt nicht „die Bank erlaubt es“. Viele Institute untersagen in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Preisverzeichnissen die gewerbliche Nutzung eines Privatkontos, weil kostenlose Girokonten auf Privatkunden kalkuliert sind. Fallen hohe Umsatzzahlen oder viele Buchungen auf, kann die Bank das Konto umstellen – oder kündigen.

Prüfen Sie deshalb vor der Entscheidung das Preis- und Leistungsverzeichnis Ihrer Bank. Worauf es bei privaten Konten ankommt, lesen Sie unter kostenloses Girokonto.

Warum die Trennung auch ohne Pflicht sinnvoll ist

• Buchführung: Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 146 Abs. 1 AO). Ein gemischtes Konto macht genau das mühsam.
• Betriebsprüfung: Legt das Finanzamt ein Konto offen, sieht es alles darauf – auch Ihre privaten Umsätze.
• Steuerberatung: Wer Kontoauszüge vorsortieren lässt, zahlt dafür. Ein sauberes Geschäftskonto senkt den Aufwand.
• Kreditgespräch: Banken lesen die Kontoführung als Bonitätssignal. Details dazu im Ratgeber Firmenkredit.
• Außenwirkung: Rechnungen mit einer Kontoverbindung auf den Firmennamen wirken verbindlicher.

Was ein Geschäftskonto kostet

Die Preisspanne ist groß: Einige Direktbanken und Fintechs bieten Einstiegsmodelle ohne Grundgebühr, klassische Filialbanken verlangen zweistellige Monatsbeträge. Entscheidend ist nicht der Grundpreis allein, sondern die Mischung aus Grundpreis und variablen Posten.

Kostenblock	Was dahintersteckt	Worauf Sie achten sollten
Grundpreis	monatliche Kontoführung	oft gestaffelt nach Paket und Zahl der Freiposten
Buchungsposten	Preis je beleglose Buchung	bei vielen Kleinbeträgen der größte Kostentreiber
Bargeld	Ein- und Auszahlungen am Schalter oder Automaten	für Handel und Gastronomie zentral
Karten	Debit- oder Kreditkarte, Zusatzkarten für Mitarbeitende	Jahrespreis je Karte prüfen
Fremdwährung	Entgelt für Zahlungen außerhalb des Euroraums	relevant bei Einkauf oder Kundschaft im Ausland
Unterkonten	getrennte Töpfe, etwa für Umsatzsteuer	manche Anbieter berechnen sie einzeln

Checkliste für die Auswahl

• Wie viele Buchungen fallen im Monat realistisch an – und wie viele sind im Paket frei?
• Brauchen Sie Bargeldeinzahlungen? Reine Online-Anbieter sind hier oft teuer oder gar nicht nutzbar.
• Gibt es eine Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware (DATEV-Export, API)?
• Sind Unterkonten für Rücklagen und Umsatzsteuer enthalten?
• Bietet die Bank auch Kredite und Kontokorrentlinien an – oder nur das Konto?
• Wer ist Einlagensicherungsträger, und wie hoch ist die Deckung? Das ist bei Fintechs mit ausländischer Lizenz keine Formalie.
• Können Sie Mitarbeitenden eingeschränkte Zugriffsrechte geben?

Kontoeröffnung: diese Unterlagen brauchen Sie

• Personalausweis oder Reisepass aller vertretungsberechtigten Personen
• Gewerbeanmeldung, bei Freiberuflern die Anmeldung beim Finanzamt
• Handelsregisterauszug und Gesellschaftsvertrag bei GmbH, UG, OHG oder KG
• Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten nach dem Geldwäschegesetz

Die Identifizierung läuft meist per Video- oder Postident. Wie beide Verfahren ablaufen, erklärt der Ratgeber VideoIdent und PostIdent.

Bei einer GmbH gilt eine Besonderheit: Das Konto wird zunächst für die Gesellschaft in Gründung („i. G.“) eröffnet, damit das Stammkapital eingezahlt werden kann. Erst nach der Eintragung ins Handelsregister wird es auf die endgültige Firma umgeschrieben.

Geschäftskonto und Gründungsfinanzierung

Viele Gründerinnen und Gründer eröffnen Konto und Förderkredit im selben Schritt. Das ist sinnvoll, denn öffentliche Fördermittel werden über eine Hausbank beantragt, nicht direkt beim Förderinstitut. Welche Programme es gibt und wie der Antrag läuft, steht im Ratgeber Kredit für Existenzgründer.

Die Kontoumsätze sind zugleich die wichtigste Datenquelle für jede Kreditlinie – mehr dazu im Ratgeber Betriebsmittelkredit.

Der eingeräumte Rahmen auf dem Konto ist eine eigene Kreditform: Kontokorrentkredit.

Wie Banken und Lieferanten das Unternehmen bewerten, erklärt Firmenbonität.

Vor größeren Finanzierungen verlangt die Hausbank vollständige Unterlagen – der Businessplan für die Bank zeigt, welche.

Skontofristen sauber zu steuern spart mehr als jede Kontogebühr – siehe Lieferantenkredit.

Kontoauszüge sind Buchungsbelege mit eigener Aufbewahrungsfrist: Kontoauszüge aufbewahren.

Zum Forderungsmanagement gehört auch eine wirksame Klausel – siehe Eigentumsvorbehalt.

Geschäftsführer sollten die Fristen der Insolvenzantragspflicht kennen – sie laufen ab Kenntnis.